Excel Essentials for Beginner Analysts: Key Formulas and Functions in 10 Minutes
TutorialNoukash•159,593 views•Aug 19, 2022
Master the fundamental Excel tools every analyst should know, from VLOOKUP to Pivot Tables, with practical examples and tips for efficient data handling.
Blurb
This video by Andrey, a product analyst at a German IT startup, breaks down the essential Excel functions and features that beginner analysts need to know. Whether you're preparing for interviews or handling sales and business analytics, these tools will help you work efficiently with data.
- Learn how to use VLOOKUP and HLOOKUP to pull data between tables.
- Discover the more advanced INDEX + MATCH combination for flexible lookups.
- Understand the IF function for conditional logic.
- Use aggregation functions like SUMIF, COUNTIF, and SUMIFS to summarize data based on conditions.
- Create and manipulate Pivot Tables for quick data summarization.
- Connect Excel to external data sources for automatic updates.
- Apply Conditional Formatting and basic visualization to make reports clearer.
Plus, get insights on when to use Excel versus more powerful tools like Python and SQL in analytics.
Want the big picture?
Highlighted Clips
Introduction to VLOOKUP and HLOOKUP
Explanation of how to use VLOOKUP and HLOOKUP to pull matching data from one table to another, a common task in analytics.
Using INDEX and MATCH for Advanced Lookups
How to combine INDEX and MATCH functions to recreate tables from scratch and perform flexible data retrieval.
Applying the IF Function for Conditional Logic
Demonstration of the IF function to apply conditions and modify data outputs based on criteria like location-based revenue adjustments.
Aggregation with SUMIF, COUNTIF, and SUMIFS
Using conditional aggregation functions to sum or count data based on one or multiple criteria.
Введение в Excel для аналитиков
В начале видео Андрей объясняет, что Excel не является основным инструментом аналитика, но его знание часто требуется на собеседованиях, особенно для аналитиков продаж и бизнес-аналитиков. Он подчеркивает, что даже продуктовые аналитики иногда используют Excel, хотя в их работе чаще применяются Python и SQL.
"Excel хоть и не является основным инструментом аналитика, но иногда его спрашивают на собеседованиях... Зачастую он есть в требованиях для аналитика продаж, для бизнес-аналитика."
0
Ключевые моменты:
- Excel часто требуется на собеседованиях для аналитиков.
- Продуктовые аналитики чаще используют Python и SQL.
- Знание базовых функций Excel — важный навык для начинающих аналитиков.
Функции ВПР и ГПР (VLOOKUP и HLOOKUP)
Первой и самой важной функцией, которую нужно знать, является ВПР (VLOOKUP) и ГПР (HLOOKUP). Эти функции позволяют подтягивать данные из одной таблицы в другую по ключевому значению, например, по ID пользователя.
"ВПР — это функция, которая притягивает значение из одной таблицы в другую... самый распространенный кейс в работе аналитика."
0
"Она смотрит на твое значение в одной таблице, находит его в другой и возвращает нужное значение."
0
Ключевые моменты:
- ВПР ищет значение по ключу в столбце и возвращает соответствующее значение из другого столбца.
- Используется для объединения данных из разных таблиц.
- Важный аргумент — точный поиск (0 в конце функции).
Сочетание функций ИНДЕКС + ПОИСКПОЗ (INDEX + MATCH)
Андрей рассказывает о более продвинутой альтернативе ВПР — сочетании функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ. Это позволяет более гибко искать значения по строкам и столбцам, что полезно для создания таблиц с нуля.
"С помощью INDEX и MATCH ты можешь заполнить таблицу с нуля, не копируя данные."
"INDEX принимает область поиска, а MATCH находит порядковый номер строки и столбца."
Ключевые моменты:
- INDEX возвращает значение по координатам (строка, столбец).
- MATCH находит позицию значения в диапазоне.
- Вместе позволяют создавать динамические таблицы с уникальными значениями.
Функция ЕСЛИ (IF)
Далее идет функция ЕСЛИ, которая позволяет задавать условия и возвращать разные значения в зависимости от результата проверки.
"ЕСЛИ принимает условие, если оно выполняется — возвращает одно значение, если нет — другое."
Пример использования — корректировка выручки в зависимости от города пользователя (например, налог в Нью-Йорке).
Ключевые моменты:
- Позволяет реализовывать логические условия.
- Используется для изменения значений в зависимости от условий.
- Полезна для простых ветвлений и арифметических операций.
Функции СУММЕСЛИ, СЧЕТЕСЛИ и СУММЕСЛИМН (SUMIF, COUNTIF, SUMIFS)
Андрей объясняет, как агрегировать данные с помощью функций суммирования и подсчета по условиям.
"СУММЕСЛИ позволяет суммировать значения по определенному условию, СЧЕТЕСЛИ — считать количество таких значений."
"СУММЕСЛИМН — расширенная версия, которая принимает несколько условий."
Ключевые моменты:
- SUMIF суммирует значения по одному условию.
- COUNTIF считает количество ячеек, удовлетворяющих условию.
- SUMIFS позволяет суммировать по нескольким условиям одновременно.
- Эти функции помогают быстро анализировать данные по фильтрам.
Сводные таблицы
Сводные таблицы — мощный инструмент для быстрой агрегации и анализа данных в разных разрезах.
"Сводная таблица позволяет посмотреть любую информацию по таблице в любом разрезе."
"Можно быстро вывести выручку по городам, посчитать количество и сделать группировки."
Ключевые моменты:
- Позволяют быстро агрегировать данные без сложных формул.
- Можно добавлять несколько уровней группировок.
- Поддерживают создание собственных формул и вычислений.
- Очень полезны для отчетности и презентаций.
Подтягивание данных из внешних источников
Андрей рассказывает, как Excel можно подключать к внешним источникам данных, например, к веб-ресурсам или базам данных, чтобы автоматически обновлять отчеты.
"Можно подтягивать курсы валют, погоду, данные из баз данных и обновлять их автоматически."
"Это помогает автоматизировать работу и не делать все вручную."
Ключевые моменты:
- Подключение к веб-источникам и базам данных.
- Автоматическое обновление данных в Excel.
- Ускоряет подготовку регулярных отчетов.
- Важный навык для оптимизации работы аналитика.
Условное форматирование и визуализация
В завершение видео Андрей упоминает про условное форматирование и создание графиков, которые делают отчеты более наглядными и понятными для стейкхолдеров.
"Условное форматирование и графики помогут сделать отчет красивым и понятным."
Ключевые моменты:
- Условное форматирование выделяет важные данные цветом.
- Графики визуализируют тренды и сравнения.
- Полезно для презентаций и общения с руководством.
- Не обязательный, но желательный навык.
Итог и рекомендации
В конце Андрей подчеркивает, что знание этих базовых функций Excel достаточно для большинства задач начинающего аналитика, особенно в бизнес-аналитике и продажах. Он советует не стремиться стать мастером Excel, а лучше учить Python и SQL для более сложного анализа.
"Если вы знаете эти функции, вы уже можете работать с Excel на базовом уровне."
"Для более продвинутого анализа лучше учить Python и SQL."
Ключевые моменты:
- Базовые знания Excel — хороший старт.
- Excel удобен для быстрого анализа и отчетности.
- Для серьезной аналитики лучше освоить Python и SQL.
- Видео содержит ссылки на другие полезные материалы по аналитике.
Этот разбор охватывает все ключевые темы видео, сохраняя стиль автора и его практические советы для начинающих аналитиков, которые хотят быстро освоить Excel и понять, какие функции действительно важны в работе.
Key Questions
Excel remains important because many stakeholders and business users rely on it for quick reports and data viewing. It's often required in job descriptions and interviews, especially for sales and business analysts. Excel is great for fast, simple data manipulation and visualization when more complex tools aren't necessary.
Have more questions?
Analyzing video...
This may take a few moments.
